Evidence směn - návod pro uživatele

1. Nastavení
1.1. Parametry výuky
1.2. Rozsah pracovní doby
1.3. Pracovní poměry
1.4. Dělení pracovních poměrů
2. Evidence
2.1. Výuka
2.2. Generování
2.3. Ručně vložená činnost
2.4. Pracovní cesta
2.5. Kontrola údajů před uzavřením a tisk
3. Přehled
4. Zaměstnanci
5. Výše úvazku

Základní informace o postupu jsou uvedeny v Evidenci směn v záložce Přehled. Zde najdete podrobnější vysvětlení.

1. Nastavení

Zadáváme jednotlivé parametry, které jsou podkladem pro generování v Evidenci.

1.1. Parametry výuky

V případě, že výuku nemáte, údajů v tabulce nemusíte nezasahovat.

1.2. Rozsah pracovní doby

Lze zvolit rozsah pracovní doby na celý týden stejně nebo každý pracovní den týdne zvlášť. Dle zvolené varianty se generuje začátek, přestávka a konec.   

Začátek a konec pracovní doby nastavit tak, aby celková odpracovaná doby týdně odpovídala délce všech pracovních poměrů.

Přestávka se do pracovní doby nezapočítává a musí být čerpána nejpozději po 6. odpracovaných hodinách. Je vhodné přestávku nastavit tak, aby se nekryla s výukou. Přestávku pak lze ručně upravit po generování.

V případě výuky je vhodné nejdříve zkontrolovat importovanou výuku v Evidenci a po té nastavit jednotlivé údaje.

1.3. Pracovní poměry

Rozhodneme zda, pracujeme v režimu pružné nebo pevné pracovní doby. V případě, že je pracovní poměr nižší než 40 hod./týden je přepočtena délka základní/pevné části pracovní doby, můžeme měnit začátek a konec v rozmezí 8:00 – 13:30 hod.

1.4. Dělení pracovních poměrů

Pokud je více rozpočtů, určíme, kolik hodin týdně na jednotlivých rozpočtech pracujeme. Pracovní poměry se rozpadají na jednotlivé rozpočty, musíme vybrat alespoň jeden rutinní rozpočet.

Rutinní rozpočet: Příznak označuje rozpočet, na kterém bude zaměstnanec pracovat vždy, když nebude provádět činnost pro žádný jiný rozpočet.

Zde můžeme změnit zkratku daného rozpočtu a barvu, která se zobrazuje v Evidenci.

Uložit – při uložení nastavení se v horní části obrazovky zobrazí informace, že konfigurace byla úspěšně uložena, v opačném případě nahlásí chybu v nastavení, kterou je nutné před dalším uložením odstranit.

2. Evidence

V evidenci jsou importované údaje ze SAPu (svátky, dovolená, pracovní cesty…) a výuka z rozvrhů.  Zjištěné problémy je třeba vyřešit ve zdrojovém systému (SAP, rozvrhy).

2.1. Výuka

Výuka je importována z rozvrhů (https://rozvrh.vsb.cz).

Zrušení importované výuky:
Pokud importovaná výuka neproběhla, je možné vybranou výuku zrušit. Dvojklikem otevřít a označit ji tlačítkem „Nevyučováno“. Takto označená výuka bude v ES zobrazena v případě označení možnosti „Zobrazovat i nevyučované“ (umístěno pod tabulkou).

V případě, že je výuka importována ve dni nepřítomnosti, označuje se výuka rovněž jako nevyučovaná. Jinak dojde ke konfliktu E012 Pokud je některá evidovaná doba označena jako celodenní (pracovní cesta nebo nepřítomnost), nesmí být ve stejném PP vykázána žádná jiná doba ve stejný den.

Po úpravě

Zobrazení výuky včetně nevyučované

Změna předmětu z nevyučovaného na vyučovaný

V případě, že budeme chtít takto označenou výuku vrátit zpět, je možné označením možnosti „Zobrazovat i nevyučované“ umístěné pod tabulkou, ji zobrazit a dvojklikem zadat „Zrušit nevyučováno“

Navedení výuky vyučované mimo rozvrh
Viz bod. 2.3. Ručně vložená činnost.

2.2. Generování

V případě, že se tlačítko generovat nezobrazuje, není uložené nastavení (viz. bod 1)

Před spuštěním generování můžete v Evidenci ručně dvojklikem nastavit práci, kterou víte, že bude v určitém časovém úseku vykonávat a po té provést generování (viz. bod 2.2.). Při generování se předem nastavená data nepřepisují, pouze se doplní odpracovaná práce do předem nastaveného rozsahu pracovní doby.

Generovat – generují se data uložená v Nastavení

Smazat – smažou se všechny údaje, které jsou převzaty z nastavení, nesmažou se údaje, které byly po generování ručně upraveny nebo dodatečně vloženy, ty musíme smazat ručně. V tomto případě je vhodné se vrátit zpět do evidence a zkontrolovat, zda jsou všechny údaje, které byly ručně vložené zkontrolovat, zda mají v evidenci před generováním zůstat.

Přepsat – smažou se generované údaje mimo upravených a ručně vložených a vygenerují se údaje z nastavení.

Pokud se do evidence přidá ručně nová aktivita, přepsáním se přepočítá v evidenci evidovaná docházka dle nastavení.

Zpět - po generování údajů a vrácení zpět se údaje uložené v Nastavení zobrazí v Evidenci.

V tabulce ve spodní části obrazovky se zobrazí počet odpracovaných hodin, který se musí rovnat 0. Nyní lze evidenci uzavřít. V případě, že hodnota je jiná než 0 posupujete dle  bodu 2.4

2.3. Ručně vložená činnost

Běžnou práci, výuku nebo přestávku, lze ručně vložit dvojklikem do zvoleného dne nebo stiskem klávesy Ctrl a tažením myší nebo lze rovněž přesouvat vygenerované údaje.

Po kliknutí na vybranou dobu se zvýrazní a lze měnit její začátek a konec tažením za okraje.

Dvojklik umožní podrobnou úpravu časů a také změnu rozpočtu, pod který doba spadá. Text uvedený v poznámce, je zobrazen v tiskovém výstupu.

V případě, že je činnost vykonávaná o víkendu nebo státních svátcích, musí být označena jako "Nařízený přesčas".

Vygenerované údaje lze dvojklikem smazat.

2.4. Pracovní cesta

U pracovní cesty můžeme v případě, že se pracovní poměr skládá z více rozpočtů, tyto rozpočty měnit. Dvojklikem na pracovní cestu otevřít okno, kde dvojklikem otevřeme část, u které chceme upravit rozpočet.

Nelze měnit počátek, konec ani celodennost. Pracovní cestu nelze smazat. V tomto případě je nutná úprava v SAPu.

2.5. Kontrola údajů před uzavřením a tisk

V tabulce ve spodní části obrazovky se zobrazují pracovní poměry s odpracovanou dobou, přesčasy, nepřítomností a zobrazuje se počet hodin, které chybí nebo nabývají v rámci vykazovaného období.

V případě, že počet hodin celkem není 0, tak se ve spodní části obrazovky zobrazí popis problému, kde je v popise uvedeno o jaký problém se jedná a ve kterém dni se vyskytl. Pokud problém nebude odstraněn, nelze uzavřít měsíční evidenci a detekovaný problém bude zobrazen do tiskového výstupu.

Po odstranění chyb

Uzavřít – Uzavřením se potvrzuje, že všechny uvedené údaje jsou kompletní a pravdivé. Evidenci lze uzavřít v případě, že nejsou žádné chyby v evidenci. Uzavřená ES má vygenerovaný jednoznačný identifikátor a je uložena v historii a lze jí kdykoliv vytisknout.

Zrušit uzavření – uzavřenou ES lze zrušit (v tomto případě zůstává původní uložení zaznamenané v historii a každé další uložení bude mít vygenerovaný nový identifikátor).

V případě, že bude detekovaná nějaká chyba, bude možné provést tisk pouze jako DRAFT a daný měsíc nepůjde uzavřít. Takto bude označen tiskový výstup v případě tisku neuzavřené docházky.

Exportovat – Oba exporty (jak do PDF, tak do XLS) je možné provést kompletně za všechny PP a rozpočty, případně s omezením na jeden PP či dokonce jeden rozpočet (pro podporu doložení na jednotlivých rozpočtech).

Při tisku do Excelu, lze v nutných případech provést systémem nezachytitelné úpravy.

Zobrazit historii

Zobrazí se všechny uzavřené ES daného měsíce s  informacemi o čase uzavření a identifikátor.

3. Přehled

V přehledu je informace o jednotlivých měsících, zda je měsíční výkaz: uzavřen/neuzavřen.

Vedoucí pracoviště má možnost kdykoliv prohlížet evidenci směn všech svých zaměstnanců. Pro viditelnost zaměstnance postačí, aby měl zaměstnanec jakýkoliv PP s pracovištěm, jež vedoucí vede. Vedoucí uvidí celou evidenci směn zaměstnance, tj. všechny PP a rozpočty (tj. i ty, které nejsou uzavřené s pracovištěm, jež vedoucí vede).

Vedoucí bude mít k dispozici přehled svých zaměstnanců, s informací zda (ne)uzavřeli měsíční evidenci směn.

4. Zaměstnanci

Vedoucí pracoviště má možnost kdykoliv prohlížet evidenci směn všech svých zaměstnanců. Pro viditelnost zaměstnance postačí, aby měl zaměstnanec jakýkoliv PP s pracovištěm, jež vedoucí vede. Vedoucí uvidí celou evidenci směn zaměstnance, tj. všechny PP a rozpočty (tj. i ty, které nejsou uzavřené s pracovištěm, jež vedoucí vede).

Vedoucí bude mít k dispozici přehled svých zaměstnanců, s informací zda (ne)uzavřeli měsíční evidenci směn.

5. Výše úvazku

Možnost kontrolu výše úvazku vyplývajících z pracovních smluv, kde si uživatel bude moci ověřit, jakou aktuální výši úvazku vyplývající z pracovních smluv má osoba, se kterou jedná o vzniku pracovního poměru, příp. navýšení úvazku.

Tato záložka se zobrazí jen vybraným osobám.