Archivace pošty automaticky

• Automatickou archivací pošty, o kterou nechcete přijít, si vytvoříte lokální soubor na vašem počítači (nikoli na serveru).
• Tento soubor je třeba si pravidelně samostatně zálohovat, je totiž uložen na vašem počítači a není zálohován tak, jako je tomu u pošty uložené na serveru Exchange. Zálohu můžete provést vypálením na CD/DVD nebo kopií na klíčenku (USB disk).
• Můžete použít automatické čištění (mazání) pošty, jež překročila nastavenou životnost. Pokud si nechcete třídit poštu sami (mazat nedůležité zprávy sami a zbylé důležité zprávy si archivovat) pak použijte toto nastavení.
  

Automatická archivace pošty ze serveru do souboru na vašem počítači:

Vytvořený soubor archívu se bude dle nastavení pravidelně doplňovat a Vy si jej můžete kopírovat a zálohovat vypalováním na CD/DVD nebo ukládáním na klíčenku (USB disk). V případě přeinstalace počítače si pak jen nakopírujete zazálohovaný archív zpět a otevřete si jej v Outlooku (Soubor → Otevřít → Datový soubor aplikace Outlook).

1. Pro nastavení automatické archivace jděte přes Nástroje → Možnosti → záložka Jiné → tlačítko Automaticky archivovat.
   
   
     
2. V dialogu nastavení archivace:
   • Nastavte interval počtu dní pro spouštění archivace.
   • Zaškrtněte vyvolání dotazu před provedením archivace, kterým budete moci povolit nebo přerušit archivaci.
   • Nezaškrtněte pole Odstranit neplatné položky, které by při nastavení životnosti způsobilo smazání starých zpráv.
   • Zaškrtněte Archivovat nebo odstranit staré položky.
   • Zaškrtněte Zobrazit v seznamu složek složku archívu.
   • Nastavte hranici počtu dní/týdnů/měsíců zpět do minulosti od kdy se mají starší položky archivovat.
   • Ponechte nebo případně, pokud máte externí úložiště, změňte cestu a název archívu přes tlačítko Procházet.
   • Tlačítkem Použít toto nastavení u všech složek můžete vyresetovat existující nastavení archivace použité na složkách a archivovat tak vše, i události/kalendáře atd. Dojde tak ale k smazání informací z kalendáře/událostí a tak si pokud to tak nechcete, znovu nastavte na vybraných složkách vlastní nastavení.
   • Potvrďte tlačítkem OK.
     
     
   
     
3. Při automatickém spuštění archivace potvrďte ve vyvolaném dialogu její provedení. Poté bude provedena archivace a datový soubor archívu bude zobrazen ve stromu vlevo. Archivace může chvíli trvat a proto vyčkejte, než se všechny archivované položky v archívu zobrazí.
   
   
   
   Nebo provedení archivace zakažte a proveďte ji ve vhodnější čas sami přes menu Soubor → Archivovat a zaškrtněte Archivovat všechny složky podle nastavení automatické archivace.
   
   
     
4. Zobrazte si seznam složek tlačítkem pod navigačním podoknem (Pošta/Kalendář/Kontakty/Úkoly) a na složkách, které nechcete automaticky archivovat (Kalendář/Kontakty/Úkoly aj.), jděte přes kontextové menu → Vlastnosti → záložka Automatická archivace → vyberte Nearchivovat položky v této složce a potvrďte tlačítkem OK.
   
   
     
5. Výsledkem nastavení bude nový datový soubor na disku vašeho počítače, do kterého se budou pravidelně archivovat zprávy z vašeho účtu ze serveru Exchange.
   Nebudou poté ale k dispozici ve webovém rozhraní, ale pouze na vašem počítači. Pokud některé zprávy chcete mít k dispozici stále, pak si vytvořte zvláštní složku a nastavte na ní ve vlastnostech Nearchivovat položky v této složce.
   
   
    
   

Zazálohování archívu pošty na CD/DVD či jiné médium:

Vytvořený soubor archívu si pravidelně samostatně zálohovat, je totiž uložen na vašem počítači a není zálohován tak, jako je tomu u pošty uložené na serveru Exchange. Zálohu můžete provést vypálením na CD/DVD nebo kopií na klíčenku (USB disk).

1. Jděte přes menu Možnosti → záložka Jiné → tlačítko Automaticky archivovat a zkopírujte cestu k souboru archívu.
   
   
     
2. Nebo přes tlačítko Procházet vyvolejte zobrazení osobní složky a zkopírujte si cestu přes pravé tlačítko myši a volbu Kopírovat adresu z kontextového menu. Zobrazení ukončete tlačítkem Storno! Neukládejte jakékoli změny, ovlivnili byste nastavení automatické archivace.
   
   
     
3. Zobrazte si Průzkumníka Windows pomocí klávesy Windows () + E  nebo jděte přes tlačítko Start → Všechny programy → Průzkumník Windows.
   
   
     
4. Do adresní řádky vložte zkopírovanou adresu pomocí Ctrl+V nebo přes kontextové menu na pravé tlačítko myši a volbu Vložit.
   
   
     
5. Vypněte Microsoft Outlook a z poté zkopírujte váš soubor archívu (v tomto příkladě je to archive.pst) do vámi vybraného úložiště a přeneste ho na USB disk nebo jej zazálohujte na CD/DVD.
    
   

Nastavení automatického čištění pošty po datu životnosti:

Při nastavení platnosti zpráv (životnosti), současně při volbě Odstranit neplatné položky v nastavení automatické archivace, se staré zprávy s vypršenou životností při provedení automatické archivace smaží.
 

1. Jděte přes menu Nástroje → Možnosti → záložka Předvolby → tlačítko Možnosti e-mailu → dialog Možnosti e-mailu tlačítko Upřesnit možnosti e-mailu → zaškrtněte Platnost zpráv vyprší po a zadejte i počet dní životnosti zpráv.