Uživatelská příručka - Vkládání smluv do webové aplikace
Zveřejňování smluv dle Zákona o registru smluv, optimalizace nákupních procesů v SAP VŠB TUO

Obsah:
1. Úvod
2. Přístup do aplikace
3. Vložení a odeslání smlouvy
3.1. Vložení souborů
3.2. Základní (povinné) údaje ke smlouvě
3.3. Další údaje – částky a doplňující informace
3.4. Kontroly, odeslání smlouvy

1. Úvod

Tato uživatelská příručka je určena uživatelům, kteří budou vkládat smlouvy do Evidence smluv VŠB TUO (ICEES - Interní centrální elektronická evidence smluv). Popisuje práci s webovou aplikaci pro zakládání smluv pomocí webového formuláře, který nahrazuje dosavadní odesílání smluv na emailovou adresu smlouvy@vsb.cz. Z webového formuláře jsou smlouvy automaticky nahrávány do IS systému SAP, zpracovány Zpracovateli smluv a následně dostupné na webu VŠB oprávněným uživatelům.

2. Přístup do aplikace

Přístup do testovací aplikace mají oprávnění zaměstnanci VŠB-TUO po zadání internetové adresy https://portal1-test.wps.vsb.cz/wps/myportal/smlouvy.

Do úvodního přihlašovacího okna zadejte své jméno přidělené v LDAP a heslo.

Po úspěšném přihlášení se vám na záložce Nová smlouva zobrazí formulář pro vložení smlouvy a zadání základních údajů ke vkládané smlouvě 

3. Vložení a odeslání smlouvy

3.1. Vložení souborů

V oddíle Smlouva vložte soubory z vašeho počítače, po odeslání bude souborům přidělen identifikátor a soubory budou přejmenovány na vsbtsa xxxxxxxx.pdf

Sken smlouvy:
Vložte sken originálu smlouvy pro zveřejnění v ICEES, případně v Registru smluv, pokud pro smlouvu platí povinnost registrace.

Podklad pro anonymizaci:
Pomocný soubor pro zpracovatele smluv s vyznačenými částmi smlouvy – obchodního tajemství ), které budou „začerněny“ před zveřejněním smlouvy v Registru smluv. Soubor bude uložen jen v SAPu a nebude přístupný v ICEES ostatním uživatelům.

3.2. Základní (povinné) údaje ke smlouvě

Předmět (max. 200 znaků) – předmět smlouvy, plný případně zkrácený. Text se přenese  do evidence smluv a také do Registru smluv

Evidenční číslo – evidenční číslo smlouvy z interní evidence napsané na titulní straně skenu smlouvy

Struktura evidenčního čísla smlouvy je SNNNN/RR-XXXXX-YY (S15/18-9870-01)
S - velké písmeno "S" označuje smlouvu,
NNNN - pořadové číslo smlouvy od 1 do 9999 bez vedoucích nul,
RR - rok,
XXXXX - útvar, kontrola na krátký text z číselníku útvarů SAP; pokud útvar neexistuje, objeví se varování a hodnotu se povolí (útvar může být "čerstvě" zrušen)
YY = hodnota od 01 do 99
oddělovače "/" a "-" jsou povinné

Evidenční číslo je kontrolované na duplicitu se smlouvami uloženými v IS SAP.

Datum uzavření – datum uzavření smlouvy, můžete zadat přímo nebo vybrat z kalendáře.
Garant smlouvy – osobní číslo a jméno osoby, která bude informována o zpracování a zveřejnění smlouvy v ICEES a Registru smluv, výběr z číselníku zaměstnanců VŠB.

Umístění smlouvy – útvar VŠB, kde smlouva fyzicky leží. Číslo útvaru je možno začít psát přímo,

nebo vyhledat v seznamu

Informaci o zveřejnění zaslat na Email – osobní číslo a jméno osoby, která dostane emailem informaci o zveřejnění smlouvy v Registru smluv. V poli je předvyplněn přihlášený uživatel, který smlouvu vložil a je možno vybrat z číselníku zaměstnanců VŠB jinou osobu.

3.3. Další údaje – částky a doplňující informace

Částka bez DPH, Měna, Bez ocenění
Pokud smlouva obsahuje finanční plnění – první volba Částka ve smlouvě, a vyplní se Částka bez DPH a Měna.

Smlouva finanční ocenění neobsahuje – volby Bez finančního plnění nebo Plnění bez limitu (rámcové smlouvy pro objednávky), pak Částka bez DPH a Měna zůstanou nevyplněny

Částka smluvní pokuty v Kč (jen mlčenlivost) – dle smlouvy
Smlouva se týká – výběr z číselníku útvarů VŠB, možno zadat více hodnot

Typ smluvního partnera

výběr Dodavatel – zobrazí se pole Dodavatel pro výběr z číselníku dodavatelů IS SAP, po napsání části názvu dodavatele se objeví nabídka vyhovující zadání 

výběr Odběratel – zobrazí se pole Odběratel pro výběr z číselníku odběratelů IS SAP, po napsání části názvu odběratele se objeví nabídka vyhovující zadání 

výběr Neurčeno – zobrazí se pole Partner pro napsání názvu „firmy“, která není v číselníku SAP, zadat je možno partnerů více

Nic nevybráno – pokud nebudete smluvního partnera vyplňovat

Periodicita smlouvy – výběr z číselníku

Prvek SPP – výběr z číselníku IS SAP nebo začít psát přímo, například VP460

Smlouvu uzavřel – dle smlouvy, výběr z číselníku zaměstnanců VŠB

3.4. Kontroly, odeslání smlouvy

Hotová smlouva se odešle zmáčknutím tlačítka "Odeslat", před odesláním se zkontroluje správnost údajů a také, zda jsou vyplněny všechny povinné údaje

Jsou-li všechny údaje správně vyplněny, formulář potvrdí odeslání smlouvy.

Seznam vašich smluv, nachystaných pro nahrání do IS SAP, si můžete zobrazit zmáčknutím tlačítka "Odeslané smlouvy".

Smlouvy se pak v pravidelných dávkách nahrají do IS SAP, kde je Zpracovatel smlouvy doplní o další údaje a zveřejní v ICEES, případně odešle do Registru smluv