VŠB-TUO - IDOC - Dokumentace a návody - Osobní poč. a příslušenství - Nákup vybraných komodit výpočetní techniky

Pro nákupy vybraných komodit výpočetní techniky je od 1.7.2011 dostupný dynamický nákupní systém (dále jen DNS) s názvem „Dodávky standardního ICT vybavení pro VŠB-TU Ostrava“.

Pro zajištění zefektivnění vynakládaných finančních prostředků, zjednodušení procesu nákupů a snahou o maximální snížení časové náročnosti nákupů v rámci DNS byl zaveden katalog vzorových sestav - aktualizace k 1.2.2012 s uvedením orientačních cen jednotlivých položek katalogu (včetně technické a typové specifikace). Tento katalog bude průběžně modifikován podle aktuálních potřeb pracovišť a technologického vývoje nakupovaných zařízení.

Pravidla pro zadání položky dle katalogu VS:

• Vyberte si vyhovující sestavu a poté vystavte v SAP tzv. Požadavek na objednávku – POBJ (podrobnosti níže), kde vyplníte požadované údaje včetně počtu kusů

V případě speciálních požadavků pro realizaci nákupu zařízení mimo uvedený katalog (nákup materiálu s označením ATYP) bude tento požadavek před zařazením do seznamu objednávaného zboží ve výzvě k podání nabídky předložen řediteli CIS (prostřednictvím HelpDesku CIT - zobrazte si formulář tímto přímým odkazem), který je pověřen výkonem funkce zadavatele, k posouzení oprávněnosti tohoto požadavku. Tyto požadavky musí odpovídat Zákonu o zadávání veřejných zakázek, zejména nelze požadovat výrobky konkrétních obchodních značek. Specifikace požadavku musí být provedena pouze pomocí obecných výkonových či technických parametrů se zachováním členění požadavků ve struktuře, odpovídající struktuře specifikace technických požadavků na zařízení nakupovaných výběrem z katalogu.

Podmínky pro zařazení do atypu jsou následující:

• Požadavek na HW kompatibilitu (např. docking station, speciální karta, apod.)
• Požadavek na SW kompatibilitu (spec. SW pro výuku nebo vývoj, OS X produkty, apod.)

Pravidla pro zadání atypu:

• V katalogu vzorových sestav si vyberte sestavu, která se nejvíce blíží Vašemu požadavku
• Do sloupce C daného excelovského sešitu vepište ty údaje, které se liší od uvedených v sestavě
• Tuto tabulku zkopírujte, vytvořte excelový soubor a prostřednictvím HelpDesku CIT jej zašlete
• Váš požadavek bude posouzen z hlediska parametrů veřejné soutěže (nelze uvádět diskriminační podmínky – název konkrétních obchodních značek)
• Poté bude předložen řediteli CIT k rozhodnutí, zda daný atyp bude zařazen do DNS
• V případě kladného rozhodnutí budete informováni a požadavek na nákup vložíte do SAP prostřednictvím POBJ a připojte excelovou tabulku s odsouhlaseným atypem

Pravidla pro nákup zboží prostřednictvím SAP

Protože veškerý proces objednávání, nákupu zboží, jeho příjmu a likvidace faktury je již obsažen v ekonomickém systému SAP, bylo těchto funkčností využito pro zautomatizování a zpřehlednění celého procesu nákupu VT

Postup objednání zboží:

• Proveďte z katalogu VS výběr zařízení, které nejlépe vyhovuje Vašim požadavkům, eventuálně vložte schválený atyp a vystavte „požadavek na objednávku – „POBJ“ podle návodu pro práci s POBJ (revize k 3.8.2011) v ekonomickém systému SAP
• Zajistěte schválení POBJ a následně proveďte jeho uvolnění !!! k dalšímu zpracování (viz. návod). Toto je nezbytná podmínka, aby bylo požadované zboží objednáno v DNS

Další proces nákupu již zajišťuje CIT ve spolupráci s Obchodním oddělením – zpracování seznamu objednávaného zboží ze souhrnu uvolněných POBJ do výzvy k podání nabídek, zpracování návrhu smlouvy, zajištění soutěžního procesu ke konečnému uzavření kupní smlouvy na dodávku poptávaného zboží.

Postup při příjmu zboží:

• O ukončení aktuálního kola DNS a podpisu smlouvy s dodavatelem budete informování prostřednictvím těchto stránek, informace o konkrétní sestavě a dodavateli bude mít k dispozici na těchto stránkách (viz. níže)
• Při příjmu zboží zkontrolujte správnost a úplnost dodávaného zboží dle specifikace
• Po kontrole zboží dle specifikace v objednávce, zajistěte vystavení objednávky s referencí k POBJ (viz. návod) pro možnost zaúčtování příslušného nákupu
• Následně zajistěte běžný proces při likvidaci dokladu došlé faktury (uvedení čísla objednávky, nákladové přiřazení, evidence majetku apod.).
• V případě neshody s deklarovanými parametry zboží nebo v případě neúplné dodávky okamžitě řešte na místě s dodavatelem. Pokud problém odstraní, potvrďte objednávku, pokud ne, okamžitě informujte prostřednictvím HelpDesku CIT, které řešení problému přebere. Budete informováni o postupu a zboží Vám bude předáno po vyřízení reklamace.
• Počítejte, prosím, i s možností že se s dodavatelem nedohodneme na vyřešení neshody, poté bude veškeré zboží vráceno a dodávku provede dodavatel druhý v pořadí.

Procesní diagram nákupu

Časový diagram nákupu VT
Pro Vaši informaci zde uvádíme časový postup jednoho kola DNS

Z toho časového postupu vyplývá, že v ideálním případě je nám dodavatel schopen začít dodávat zboží po 30 dnu po podání výzvy a musí je dodat nejpozději do 14 po podpisu smlouvy. Tento případ platí v případě hladkého průběhu a že se žádný účastník neodvolá. V tomto případě se lhůty prodlužují.

Výsledky VŘ zadaných v DNS